Welche technischen Anforderungen müssen elektronische Dokumente und Nachrichten erfüllen?

Die elektronischen Dokumente müssen zur Bearbeitung für die Justizbehörde geeignet sein und daher bestimmte Anforderungen erfüllen.

Die für die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente gemäß § 3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten (E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz - ERVV Ju) vom 15. Dezember 2006 geltenden technischen Anforderungen richten sich grundsätzlich nach der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV) vom 24. November 2017. Die konkreten technischen Standards sind in der Bekanntmachung zu § 5 der ERVV (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung - ERVB) näher bestimmt. Die ERVB wird regelmäßig aktualisiert und die jeweils gültige Fassung auf der Internetseite www.justiz.de veröffentlicht.

In Grundbuchangelegenheiten und Registersachen gelten gesonderte Vorgaben. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf den Seiten „Grundbuchämter“ und „Registergerichte“. 

Auf folgende Vorgaben und Empfehlungen der ERVV und der ERVB wird insbesondere hingewiesen:

• Eine elektronische Nachricht darf bestimmte Beschränkungen hinsichtlich der Gesamtgröße und der Anzahl der angehängten elektronischen Dokumente nicht überschreiten. Die jeweils gültigen Werte finden sich in der ERVB. Seit dem 1. Januar 2023 sind dies höchstens 200 Megabyte und 1000 Anlagen.
  
  
• Ein elektronisches Dokument ist im Dateiformat PDF zu übermitteln, bildliche Darstellungen können unter Umständen auch im Dateiformat TIFF übermittelt werden.
  
  
• Die elektronischen Dokumente sollen druckbar und der Dateiname nicht länger als 90 Zeichen sein. Als Sonderzeichen sind lediglich der Unterstrich und das Minuszeichen zulässig; der Dateiname darf demnach kein Leerzeichen enthalten.
  
  
• Werden mehrere elektronische Dokumente übermittelt, sollen die Dateinamen eine logische Nummerierung enthalten. Zudem sollte der Dateiname den jeweiligen Inhalt des Dokuments schlagwortartig umschreiben.
  
  
• Dem elektronischen Dokument soll ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden, der den in der ERVB bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht und bestimmte Mindestangaben enthält. Für die Erstellung des Datensatzes wird auf der Internetseite www.xjustiz.de ein Hilfsprogramm kostenlos zum Download angeboten.

Für Rechtsanwälte sind wichtige Hinweise für die effiziente und möglichst reibungslose Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr in dieser Broschüre  zusammengestellt.